الزامات قرارداد اجاره فضای کار اشتراکی

قرارداد اجاره فضای کار اشتراکی نوعی توافقنامه‌ی ارائه‌ خدمات است که در آن، حقوق و وظایف شرکت ارائه‌دهنده خدمات و شخص یا کسب‌وکاری که از فضای کار اشتراکی استفاده می‌کند تعیین می‌شود. این قرارداد امنیت حقوقی کسب‌وکار اشتراکی را نیز تأمین می‌کند.
اگر صاحب فضای کار اشتراکی هستید باید برای اعضای احتمالی خود قرارداد اجاره فضای کار اشتراکی تنظیم کنید. در این مطلب، موارد مهمی را که باید در این قرارداد لحاظ کنید تا بتوانید فضا را به‌درستی مدیریت کنید ذکر می‌کنیم. اگرچه مخاطب اصلی این مطلب، صاحبان فضای کار اشتراکی هستند، اما مطالعه‌ی آن برای کاربران این فضاها هم می‌تواند مفید باشد.

۱. قرارداد خدمات یا اجاره

نخست باید مشخص کنید که آیا می‌خواهید ملک اجاره‌شده‌ای را به شخص دیگری اجاره دهید (اجاره ثانویه) یا می‌خواهید فضای کار اشتراکی جداگانه‌ای، به‌صورت خدماتی، برای کاربران ایجاد کنید. در این‌جا، خلاصه‌ای از تفاوت‌های اصلی بین اجاره‌ی ثانویه و ایجاد فضای کار اشتراکی به‌صورت خدماتی را بیان می‌کنیم.

در حالت اجاره ثانویه، ملک را مجدداً به شخص ثالثی اجاره می‌دهید. این کار، انتقال قانونی مالکیت موقت برای مدتی معین است. به‌طور کلی، مستأجر موظف به پرداخت اجاره و هزینه‌ی تعمیرات و صدمات وارد بر ملک است. مستأجر باید از قوانین مندرج در قرارداد اصلی اجاره — که بین فضای کار اشتراکی و مالک منعقد شده است — پیروی کند. قرارداد را می‌توان برای مدتی ثابت و یا متغیر تنظیم کرد.تنها در صورتی می‌توانید ملک را اجاره ثانویه بدهید که در اجاره‌نامه اولیه خود قراردادی قانونی برای این کار داشته باشید. قراردادهای اجاره معمولاً حقوق بیشتری برای مستأجر در نظر می‌گیرند و فسخ آن‌ها دشوار است. اکثر فضاهای کار اشتراکی، فضا را به‌ صورت ثانویه اجاره نمی‌دهند.
قرارداد خدماتی فضای کار اشتراکی مرسوم‌تر از قرارداد اجاره ثانویه فضای کار است. در قرارداد ارائه خدمات، موافقت می‌کنید که خدمات را (صرفاً) در اختیار اعضا قرار دهید. قرارداد فضای کار اشتراکی در واقع معادل تجاری قرارداد اقامت در هتل است. یعنی به افراد اجازه می‌دهید از فضای کار اشتراکی و منابع موجود در آن استفاده کنند.
قرارداد باید شامل تاریخ شروع و پایان باشد. باید این تبصره را ذکر کنید که شما، به‌ عنوان کسب و کار اشتراکی، حق دارید قرارداد را به صلاحدید خود به‌روزرسانی کنید.

۲. حداقل سطح خدمات ارائه‌شده

در قرارداد فضای کار اشتراکی‌ باید حداقل سطح خدمات ارائه‌شده را نیز معین کنید. حداقل سطح خدمات ارائه‌شده در واقع انتظاراتی را که افراد می‌توانند از پیوستن به فضای کار اشتراکی‌ داشته باشند معین می‌کند.
برای مثال، می‌توانید تعداد افرادی را که از فضای کار اشتراکی استفاده خواهند کرد مشخص کنید. این کار برای زمانی که اتاقک‌های اداری را به کسب‌وکارها اجاره می‌دهید اهمیت خاصی دارد. حداقل سطح خدمات موارد دیگری را نیز شامل می‌شود، از جمله سرعت اینترنت، میزان دسترسی به اتاق‌های برگزاری جلسه، سالن غذاخوری و غیره.
کاربران‌تان از شما انتظار دارند به وعده‌هایتان عمل کنید. شاید لازم باشد برای عدم عرضه کیفیت مدنظر برای خدمات، جریمه تعیین کنید. می‌توانید از یک وکیل بخواهید شرایط و مقررات را تدوین کند(به‌ویژه اگر از قراردادهای الگو استفاده نمی‌کنید) تا مطمئن شوید مسئولیتی متوجه شما نخواهد شد.

۳. پرداخت‌ها و هزینه‌های ماهانه

در قرارداد اجاره فضای کار اشتراکی باید پرداخت‌ها و هزینه‌های ماهانه ذکر شود. در این قرارداد باید هر نوع هزینه اضافی نیز تعیین شود. هزینه‌ها را در قراردادتان دسته‌بندی کنید. در این‌جا، چند نمونه دسته‌بندی هزینه برای قرارداد فضای کار اشتراکی ارائه شده است:

هزینه‌ی مازاد: این‌ هزینه‌ها زمانی ایجاد می‌شوند که کاربران بخواهند بیشتر از میزان تخصیص‌یافته از خدمات استفاده کنند. برای مثال، زمانی که بخواهند بیشتر از مقدار تعیین‌شده‌ی ماهانه از اتاق برگزاری جلسات استفاده کنند، باید مبلغی را به ازای هر ساعت بپردازند.

هزینه‌ی دیرکرد: برخی کسب‌و‌کارها برای پرداخت‌هایی که دیرتر از موعد انجام می‌شوند، هزینۀ دیرکرد تعیین می‌کنند.

وجه الضمان: هزینه‌ای قابل استرداد است که در پایان قرارداد، بازگشت داده می‌شود. شرکت ارائه‌دهنده خدمات می‌تواند هزینه‌ی پوشش صدمات وارده را از وجه الضمان کسر کند. 

در بخش پرداخت‌ها و هزینه‌های ماهانه، نحوه‌ی پرداخت مدنظرتان را ذکر کنید. تعیین پرداخت‌ها و هزینه‌ها امری ضروری است. باید مطمئن شوید افرادی که قرارداد را امضا می‌کنند از زمان پرداخت و موضوع پرداخت‌شان کاملاً آگاه باشند. همچنین، مشخص کنید که در صورت عدم پرداخت چه اتفاقی می‌افتد.

۴. منشور اخلاقی

برای حضور افراد مختلف در فضای کار اشتراکی به منشور اخلاقی نیاز خواهید داشت. افرادی با پیش‌زمینه‌های گوناگون به‌صورت اشتراکی از فضاها استفاده خواهند کرد و این افراد برای کسب‌وکارهای مختلفی کار خواهند کرد، ممکن است زمان‌بندی کاری متفاوتی داشته باشند، نحوه‌ی برخوردشان با ارباب رجوع متفاوت باشد و مواردی از این قبیل.
برای جلوگیری از سوء تفاهم، مجموعه‌ای از قوانین تهیه کنید تا همه از آن پیروی کنند.
اگرچه ممکن است مسائل جزئی را خودتان رفع کنید اما شاید لازم شود به اقدامات قانونی متوسل شوید. از جمله دلایل رجوع به وکیل می‌توان به نژادپرستی و آزار جنسی اشاره کرد.
در قرارداد فضای کار اشتراکی‌ باید انتظاراتی را که از اعضاء یا مستأجران فضای اشتراکی‌ دارید به‌طور شفاف ذکر کنید. برای اینکه مطمئن شوید همه با هم توافق نظر دارند، برای ابلاغ منشور اخلاقی خود به همۀ افراد مدنظر از پلتفرم‌های اجتماعی آنلاین استفاده کنید.

5. پوشش هزینه‌ها

در قرارداد اجاره فضای کار اشتراکی‌ باید جزئیات تمامی پوشش‌هایی که به کاربران ارائه می‌دهید ذکر شود. در صورت وقوع شرایط پیش‌بینی‌نشده، کاربران باید بدانند که آیا خسارات وارد آمده به آن‌ها را تحت پوشش قرار می‌دهید یا خیر. یکی از پوشش‌هایی که می‌توانید ارائه دهید بیمه‌ی مسئولیت عمومی است.
به‌ عنوان یک قرارداد حقوقی، ضروری است که مسئولیت‌ها را محدود کنید. همچنین، بررسی کنید که آیا خط‌مشی بیمه‌ای شما دارایی‌های کاربر را تحت پوشش قرار می‌دهد یا کاربر موظف است خود را بیمه کند.
می‌توانید آن‌ها را درباره اینکه چگونه دارایی‌های‌شان را بیمه فردی کنند راهنمایی کنید. لازم است مسئولیت‌هایتان را در قرارداد قید کنید.

۶. فسخ

در قرارداد باید شرایط فسخ را ذکر کنید. باید مشخص شود طرفین، در هنگام فسخ، چه اقداماتی انجام خواهند داد. در مورد فسخ قرارداد باید پاراگرافی جامع، که رئوس شرایط قرارداد را بیان می‌کند، داشته باشید. در بند مربوط به شرایط فسخ می‌توانید مواردی مانند زیر را لحاظ کنید:
• مهلت لغو قرارداد پیش از نقل مکان به فضای کار اشتراکی؛
• دلایل احتمالی برای اینکه شما، به‌عنوان متصدی فضای کار اشتراکی، بخواهید قرارداد را مستقلاً فسخ کنید؛
• نحوه فسخ قرارداد توسط طرف دوم قرارداد؛
• در مورد وجه الضمان چه اقدامی صورت می‌گیرد.
فسخ قرارداد یکی از بخش‌های حیاتی قرارداد اجاره فضای کار اشتراکی شماست. حتماً قوانین و مقررات را به‌طور کامل بررسی کنید. این قوانین، در زمان رخداد سوء تفاهمات، محل ارجاع کاربران آینده خواهند بود.

بدون شک قرارداد اجاره فضای کار اشتراکی‌ یکی از مهم‌ترین جوانب سرمایه‌گذاری خطرپذیر شما است. باید قراردادی تنظیم کنید که از سوء‌تفاهم جلوگیری کند و شما را از هر گونه اقدام قانونی ممکن مصون دارد.

در این راهنما، شش مورد از مسائل مربوط به قرارداد کار اشتراکی ذکر شد، از جمله: قرارداد خدمات و اجاره، حداقل سطح خدمات ارائه‌شده، پرداخت‌ها و هزینه‌های ماهانه، منشور اخلاقی، پوشش هزینه‌ها و فسخ قرارداد.

اگر می‌خواهید شخصاً قراردادی را برای فضای کار اشتراکی‌تان تنظیم کنید، حتماً از یک وکیل بخواهید سند را بازبینی کند. قراردادی که به‌صورت نامناسب نوشته شده باشد ممکن است مسئولیت‌ها و مشکلات دیگری که مطلوب‌تان نیست برای‌ شما به‌وجود آورد.